Kom godt i gang med
Unified Communications

UC kan give utroligt meget værdi for både medarbejdere og virksomhed, hvis det bruges rigtigt og fuldt ud. Men det er ikke en proces med en fast start- og slutdato, for udviklingen står ikke stille. Her får I input til, hvordan I kan starte ”projekt UC” rigtigt op.
Ditte Due Mortensen

Ditte Due Mortensen

19. november 2014

Ved at investerer i en UC-løsning indkøbes nogle værktøjer, så medarbejderne kan arbejde smartere, hurtigere, bedre, og virksomheden får en konkurrencemæssig fordel i markedet sammenlignet med konkurrenterne.

Det giver god mening, for en UC-løsning kan medføre forbedret samarbejde, bedre kundeservice og øget effektivisering i en virksomhed. Den største udfordring er, hvis en UC-proces ikke startes rigtigt op, og værdifulde muligheder derfor ikke udnyttes fuldt ud.

Hvis I fra starten stiller det rigtige spørgsmål, kan svaret nemt lede vejen for en succesfuld UC-proces: Hvordan udnytter vi UC bedst muligt i hvert enkelt segment, så alle får den værdi ud af det, som de skal have?

Strategien skal være på plads
Først og fremmest skal I være villige til at tilpasse organisationen til nye måder at arbejde på. Investerer I i ny teknologi, giver det mening også at tage arbejdsmetoderne op til revurdering. Udfordringen er nemlig, at hvis medarbejderne efter implementering af en UC-løsning arbejder, som de altid har gjort, er der en risiko for, at mulighederne kun udnyttes 40 %.

Derfor skal det strategiske afsæt for processen være rigtigt. Nedsæt en arbejdsgruppe, der angriber projektet holistisk: Hvad vil I med UC, og hvad skal det gøre for jer?

1. For-analyse & behovsafdækning
Vær forandringsparate
Hele vejen rundt skal organisationen være forandringsparat – I skal være klar til at smide tingene op i luften og beslutte, hvad der skal holdes fast i, og hvad der skal forsvinde.

Inddel medarbejderne
I skal lave en profilanalyse, hvor medarbejderne grupperes ud fra behov. Spørg både fru Jensen i administrationen, hr. Olsen i callcentret og direktør Petersen på ledelsesgangen, hvordan de arbejder. Kun på den måde får I en tydelig indsigt i virksomhedens forskellige arbejdsgange og -processer:

  • Hvordan arbejder du?
  • Hvem arbejder du med?
  • Hvad fungerer – og hvad fungerer ikke?
Først herefter kan I finde løsninger, der kan optimere eksisterende måder at arbejde på.

Ledelsen i front
Få management buy-in på projektet. Den organisatoriske implementering skal være på plads, og ledelsen skal gå først for at sikre den bedste start på projektet.

Kommunikér målene ud
Opstil klare målsætninger, og kommunikér dem ud til medarbejderne, så I alle ved, hvad I sigter efter.

Løsningen skal holde mange år
Når I kigger på forskellige muligheder, er det en god ide at tænke løsninger baseret på åbne standarder. Det gør jeres løsning fremtidssikret, når I kan justere løbende og ikke er bundet af én leverandør.

2. Implementering
Forventningsafstemning
Med de nye muligheder følger også nye måder at gøre tingene på. For at sikre succes skal det præsenteres simpelt og overskueligt for de involverede.

Nye løsninger betyder nemlig også nye fordele og ændringer i arbejdet. Det er ikke sikkert medarbejderne kan præcis det samme som tidligere, til gengæld kan de noget, der er smartere – på en anden måde.


Uddannelse
Sørg for, at tingene sker i den rigtig rækkefølge, og at de involverede medarbejdere høres og undervises i den optimale brug af de forskellige produkter og systemer. Med fokus på uddannelse understøttes brugen af værktøjerne rigtigt – og i sidste ende kan det ses på ROI.

3. Evaluering
Del-målinger er nødvendige
I bør definere indhold og slutdatoer på delprojekter, så I kan evaluere på både proces og efterfølgende brug:

  • Nåede I de opsatte mål?
  • Hvordan har de forskellige brugere taget imod UC?
  • Bruger medarbejderne løsningerne, som det var tænkt?
  • Udnytter vi mulighederne fuldt ud?
  • Kan eksisterende løsninger integreres med andre eller nye produkter?
UC stopper aldrig
Et UC-projekt har ikke en slutdato. Der udvikles konstant nye produkter og løsninger og systemerne integreres på nye måder, der så giver endnu flere muligheder. Vær realistisk i forhold til udviklingen – det kan godt lyde super smart, uden at det nødvendigvis skaber værdi for jeres virksomhed.

For som vi startede med kan UC sikre forbedret samarbejde, bedre kundeservice og øget effektivisering – men det kræver den rigtige tilgang for at det skaber den ønskede værdi for både medarbejdere, ledelse og bundlinje.

Som udgangspunkt investerer en virksomhed i en UC-løsning for at optimere forretningen.

Godt igang UC

Som udgangspunkt investerer en virksomhed i en UC-løsning for at optimere forretningen.