Gør din og virksomhedens voicemail ferieklar

Når en tiltrængt sommerferie nærmer sig, er det en god idé at have styr på virksomhedens feriesvar og medarbejdernes voicemail. Ved at have en politik på området er jeres kunder sikret god kundeservice, uanset hvornår de ringer – bliv klogere her.

Utallige e-mails og telefonopkald skal klares op til ferien, så du med god samvittighed kan trække arbejdsstikket og sætte kundekontakten på standby, mens du daser på stranden eller fyrer op for den store grill i haven.

Inden du helt går i feriestemning, er det dog en god idé at få styr på virksomhedens feriesvar og medarbejdernes voicemail. På den måde ved dine kunder, at du ikke er til at træffe. Det fortæller Thomas Riisgaard, servicechef for TDCs jyske erhvervscentre:

– Kunderne forventer at få et svar, når de ringer, så derfor er det vigtigt at give dem en ordentlig information. Det er god kundeservice, og så vender du garanteret tilbage til tilfredse kunder efter ferien, siger han.

Lav en voicemail-politik
For at sikre jer, at der er en fast procedure hver gang, virksomheden har lukket på grund af ferie eller helligdage, eller når medarbejdere holder ferie på skift, er det en god idé med en politik på området.

– Vi anbefaler virksomheder at lave en politik om, hvad både virksomhedens feriesvar og medarbejderes voicemail skal kommunikere i lukkede perioder. På den måde sikrer du, at kunderne oplever god service, når de ringer, siger Thomas Riisgaard.

Her bør du overveje, hvilke informationer den gode besked for din virksomhed indeholder. Har du for eksempel en 24-7-support, eller ringer telefonen kun i dagtimerne? Der er stor forskel på virksomheders størrelse, hvilke typer kunder de har, og dermed også hvilke behov de har. 

Derfor er det op til den enkelte virksomhed at afgøre, hvilken information det er relevant at kommunikere. 

Du kan med fordel overveje:

  • om udvalgte medarbejdere altid skal viderestille deres telefon til en kollega, som er til stede
  • om kunden skal kunne lægge en besked på mobilsvareren, eller om skal der lukkes ned for den mulighed og i stedet henvises til mail eller et andet nummer
  • hvornår virksomheden holder åbent igen
  • hvornår kunden kan forvente svar, og om der kan henvises til en akutlinje.

Få mere hjælp her 

Skal vi hjælpe dig med dit feriesvar?
Har du brug for assistance til at finde ud af, hvad der skal indtales på virksomhedens feriesvar i din TDC telefoniløsning, og hvordan du skifter standardhilsnen ud med en ferieudgave? 

Det kan du få hjælp til hos et af TDCs erhvervscentre som led i din supportaftale. Hvis du ikke har en supportaftale, koster servicen et mindre beløb. Vi anbefaler, du tager fat i dit TDC Erhvervscenter i god tid, så du med god samvittighed kan gå på ferie. 

Kontakt dit lokale TDC Erhvervscenter og hør mere.