Er det sjovt eller surt at bruge et nyt it-værktøj?
- sådan arbejder du med medarbejdernes motivation

Hvad gik der galt? Det er der mange virksomheder, der spørger sig selv om, efter de uden succes har prøvet at få medarbejderne til at bruge et nyt it-værktøj. Bliv klogere på, hvorfor mange it-projekter typisk fejler – og hvordan man kan undgå det.

Vores vaner er noget af det sværeste at ændre, når først de har groet sig fast. Andre mennesker kan opfordre os til at bryde en vane, og vi kan også selv være motiveret for at gøre det. Men så snart vi glemmer at tænke os om, ryger vi tilbage i de gamle rutiner.

De menneskelige mekanismer er en stor udfordring, når en virksomhed skal erstatte en tidligere it-løsning med en ny.

“Det er fordi, it er vaner,” siger Christina Havning, Strategi Alliance Manager i TDC Erhverv. “Vi har alle sammen en fast måde at bruge vores enheder og software på. Vi kan ikke lide, når vi bliver bedt om at ændre vores vaner, fordi det kræver, at vi skal bruge energi på at omstille os. Modstanden mod at tage ny teknologi i brug ligger simpelthen dybt i vores natur.”

Krydsfelt mellem it og forandringer

Christina Havning er meget optaget af krydsfeltet mellem it og forandringer. Altså, hvordan man fra virksomhedens side kan få medarbejderne til at bruge it-løsninger på andre måder, end de plejer.

“Men det handler ikke kun om, at medarbejderne skal lære at gøre noget nyt. Det er der i sig selv mange, der stejler over. Det handler om, at medarbejderne skal føle sig motiveret til at ændre deres vaner. Det nytter ikke noget, hvis det føles surt for en medarbejder, hver gang de bruger en ny it-løsning. Det skal føles tilfredsstillende. De skal have oplevelsen af, at deres hverdag er blevet nemmere med den nye løsning.”

Skattejagt og børnehumor

Som et eksempel på, hvordan man kan arbejde med at ændre adfærd, nævner Christina Havning sit eget projekt med at udbrede it-værktøjet Microsoft Teams internt i TDC Erhverv.

“Jeg har blandt andet arrangeret en uges skattejagt, hvor jeg lægger små opgaver ind i Teams, som kun findes derinde. Når mine kolleger navigerer rundt i løsningen, får de helt automatisk en række tips og ideer til, hvordan de kan bruge Teams.”

“Jeg er også i gang med at lave videoer med nogle af mine kollegaers små børn. Jeg spørger eksempelvis børnene om, hvad samarbejde er, og så svarer de lige fra hoften. Jeg klipper det hele sammen og lægger videoerne ud på vores interne informationskanal. Det betyder, at medarbejderne kommer til at forbinde Teams med noget sjovt,” siger Christina Havning og understreger, at det ikke behøver at være dyrt og besværligt at arbejde med medarbejdernes motivation. Man kan sagtens lave nogle små gimmicks, der hjælper med at give medarbejderne et positivt indtryk af det nye it-værktøj.

Nuancerne mellem succes og fiasko

Det har flere negative konsekvenser, hvis man ikke tager hånd om de forandringer, der møder medarbejderne, når de skal i gang med at bruge et it-værktøj. Medarbejderne kan begynde at modarbejde projektet, stemningen kan blive dårlig, og i værste fald kan man blive nødt til at droppe projektet.

Der er selvfølgelig også det andet scenario, hvor indførelsen af et nyt it-værktøj bliver en succes.

“I begge tilfælde registrerer medarbejderne en forandring. Den helt store forskel er, at hvor anvendelsen af et nyt it-værktøj i det første tilfælde fremprovokerer irritation, forbinder medarbejderne i det andet tilfælde løsningen med øget arbejdsglæde. Det er lige præcis spændet mellem de to følelser, virksomheder skal fokusere på, når de skal i gang med at bruge en ny løsning,” slutter Christina Havning.

5 gode råd

  1. Sæt tid og penge af i projektplanen. Man kan ikke skynde sig med at indføre en ny løsning. Det resulterer sjældent i et godt forløb. Man er også nødt til at budgettere med, at det kræver ekstra midler at få en god start på et nyt it-projekt. Investeringen skal man nok hente hjem igen på den lange bane.

  2. Inddrag medarbejderne tidligt og ofte. Det er medarbejderne, der skal realisere gevinsten ved at anvende en ny løsning. Derfor skal de inddrages så tidligt i processen som muligt – gerne i indkøbsfasen. Hvis de først bliver hørt, når projektet er slut, kommer modstanden typisk.

  3. Det kræver oplæring. Det er ikke nok at give medarbejderne adgang til et nyt værktøj. Arbejdsglæden kommer først, når de forstår, hvordan de skal bruge værktøjet.

  4. Brug noget fysisk. Der sker noget magisk for forståelsen, når man får koblet noget fysisk på indlæringen. Det kan fx være en plakat eller et banner på kontoret, der minder medarbejderne om, at forandringen er i gang.

  5. Værdien af et godt netværk. Det har stor betydning, at medarbejderne har mulighed for at sparre med andre. Det kan fx være brugermøder med kolleger eller møder med brugere fra andre virksomheder.